Teknik Servis Fişi Örneği: Servis Formunda Olması Gereken Tüm Alanlar

Kısaca

Teknik servis fişi (servis formu, cihaz kabul formu), arızalı cihaz servise teslim alınırken düzenlenen ve cihazın durumunu, arızayı ve tarafların onayını kayıt altına alan belgedir.
İyi bir fişte 6 bölüm bulunur: işletme bilgisi, müşteri bilgisi, cihaz bilgisi, arıza ve fiziksel durum, ücret/onay bilgisi, şartlar ve imza.
En çok anlaşmazlık çıkaran eksikler: fiziksel durum ve aksesuarın yazılmaması, fotoğraf olmaması ve müşteri imzasının alınmaması.
Fişi kâğıt yerine dijital tutmak; kaybolmayı, okunaksız yazıyı ve eksik imzayı ortadan kaldırır, fişi müşteriye PDF olarak iletmenizi sağlar.

Teknik servis fişi nedir, neden önemlidir?

Teknik servis fişi, bir cihaz onarım için teslim alındığında servis ile müşteri arasında düzenlenen kayıttır. Sektörde servis formu, cihaz kabul formu, servis kabul fişi veya teknik servis formu adlarıyla da anılır. Yerinde serviste aynı belge, yapılan işin tutanağı olarak işin sonunda düzenlenir.

Fiş üç işe yarar:

Kanıt: Cihazın hangi durumda teslim alındığını (çizik, kırık, eksik parça) ve müşterinin neyi talep ettiğini belgeler.
İş emri: Teknisyene neyi inceleyeceğini ve müşterinin hangi tutara kadar onay verdiğini söyler.
Takip: Fiş numarasıyla cihaz atölyede kaybolmaz; müşteri aradığında durumu hemen söylenebilir.

Önemli: Servis fişi bir mali belge (fatura veya fiş) değildir; ücret tahsil edildiğinde yasal mali belge ayrıca düzenlenmelidir. Ayrıca yetkili servisler için üretici ve ilgili mevzuatın (ör. Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği) öngördüğü ek kayıt yükümlülükleri olabilir; güncel şartları mali müşavirinizle ve markanızla teyit edin.

Bir teknik servis fişinde bulunması gereken alanlar

Aşağıdaki tablo, kâğıt veya dijital olsun her servis fişinde bulunması gereken alanları gösterir. "Neden?" sütunu, alanın atlanması durumunda yaşanabilecek sorunu özetler.

Bölüm	Alan	Neden gerekli?
1. Fiş ve işletme	Fiş / servis numarası	Cihazın tek ve kesin kimliği; müşteri bu numarayla sorar
	Kabul tarihi ve saati	Süre takibi ve olası anlaşmazlıklar
	İşletme adı, adres, telefon	Müşterinin size ulaşabilmesi
2. Müşteri	Ad soyad / firma	Teslimde doğru kişiye vermek
	Telefon (ve WhatsApp)	Bilgilendirme ve onay
	Adres (yerinde serviste)	Ekibin yönlendirilmesi
3. Cihaz	Cihaz türü, marka, model	Doğru parça ve bilgi
	Seri no / IMEI	Cihazın değiştirilmediğinin kanıtı
	Garanti durumu, fatura tarihi	Ücretli/ücretsiz karar
4. Arıza ve durum	Müşterinin şikâyeti (kendi ifadesiyle)	Talebin tam olarak ne olduğu
	Fiziksel durum (çizik, kırık, ezik)	"Böyle değildi" tartışmasını önler
	Teslim alınan aksesuarlar	Şarj aleti, kumanda, kılıf kaybı iddialarını önler
	Fotoğraflar	En güçlü kanıt
5. Ücret ve onay	Tahmini ücret / inceleme ücreti	Sürpriz fatura şikâyetini önler
	Müşterinin onay verdiği üst tutar	Bu tutarı aşan işlerde tekrar onay
	Tahmini teslim tarihi	Beklenti yönetimi
6. Şartlar ve imza	Servis şartları	Saklama süresi, veri, garanti
	KVKK aydınlatma bilgisi	Kişisel veri işleme yükümlülüğü
	Müşteri ve teslim alan personel imzası	Tarafların onayı

Sektöre göre eklenmesi gereken özel alanlar

Sektör	Ek alanlar
Telefon / tablet	IMEI, ekran durumu, Face ID / parmak izi çalışıyor mu, ekran kilidi bilgisi verildi mi, yedek alındı mı
Bilgisayar	İşletim sistemi, RAM, cihaz şifresi verildi mi, veri yedeği sorumluluğu
Klima	BTU, gaz tipi, iç/dış ünite seri no, montaj yeri
Kombi	Yakıt tipi, kapasite (kW), hata kodu, son bakım tarihi
Beyaz eşya	Kapasite, gaz tipi (buzdolabı), hata kodu, kurulum yeri
TV / elektronik	Ekran boyutu, panel durumu (sağlam/çizik/kırık), kumanda teslim alındı mı

Örnek teknik servis fişi (doldurulmuş)

Aşağıda bir klima servisi için doldurulmuş örnek fişin içeriği yer alıyor. Kendi işinize göre uyarlayabilirsiniz.

YILDIZ TEKNİK SERVİSServis Formu · No: 2026-00148 · 14.10.2026 10:32

Müşteri: Ayşe Yılmaz · 0532 111 22 33 · Caferağa Mah. Moda Cad. No:12 Kadıköy
Cihaz: Split klima · Daikin FTXM35 · 12.000 BTU · R32 · Seri no: E123456
Garanti: Garanti dışı (fatura tarihi 2021)
Şikâyet: "Soğutmuyor, dış ünite çalışıp duruyor."
Fiziksel durum: İç ünite kapağında hafif sararma; dış ünite kasasında sol alt köşede ezik. 3 fotoğraf eklendi.
Aksesuar: Kumanda (pil dahil)
Ücret / onay: Yerinde arıza tespit ücreti: 750 ₺. 3.000 ₺'yi aşan işlemler için ayrıca onay alınacaktır.
Tahmini süre: Aynı gün tespit; parça gerekirse 2–3 iş günü
Yapılan işlem: Gaz kaçağı tespit edildi ve giderildi, 0,8 kg R32 dolumu yapıldı, kapasitör değiştirildi. Test edildi.
Garanti: İşçilik ve değişen parça için 6 ay
İmzalar: Müşteri: [imza] · Teknisyen: Mehmet U. [imza]

Fişin arkasına yazılacak servis şartları (örnek metin)

Şartlar kısa ve anlaşılır olmalıdır. Aşağıdaki örnek maddeleri kendi işinize ve hukuki danışmanınızın önerilerine göre uyarlayın:

Arıza tespiti sonrası onarım ücreti müşteriye bildirilir; onay alınmadan işlem yapılmaz.
Onarımı onaylanmayan cihazlar için yalnızca belirtilen inceleme ücreti alınır.
Onarımı tamamlanan ve müşteriye bildirilen cihazlar belirtilen süre içinde teslim alınmalıdır; saklama koşulları işletme tarafından ayrıca belirtilir.
Cihazdaki verilerin yedeklenmesi müşterinin sorumluluğundadır.
Yapılan işçilik ve değişen parçalar fişte belirtilen süre boyunca garantilidir; kullanıcı hatası ve dış etkenler garanti kapsamı dışındadır.
Kişisel verileriniz yalnızca servis hizmetinin yürütülmesi amacıyla işlenir (KVKK aydınlatma metni).

Kâğıt fiş mi, dijital servis formu mu?

	Kâğıt fiş (koçan)	Dijital servis formu
Kaybolma riski	Yüksek	Yok
Okunabilirlik	El yazısına bağlı	Her zaman okunur
Fotoğraf	Eklenemez	Forma eklenir
Müşteriye iletme	Karbon kopya	PDF, WhatsApp, e-posta
Arama	Koçanları karıştırmak	Telefon, seri no, fiş no ile saniyeler
Durum takibi	Ayrı defter	Aynı kayıtta aşama aşama
İmza	Kâğıda	Ekrana parmakla

Dijital formda numara otomatik verilir, işletme bilgisi ve şartlar her fişe kendiliğinden basılır, fiş müşteriye anında PDF olarak gönderilir. Teslimde aynı kayıttan teslim tutanağı ve garanti belgesi de üretilebilir.

Serviser ile servis formu nasıl hazırlanır?

Ayarlar → Belgeler'den logonuzu yükleyin, belge renginizi ve şartlar metninizi bir kez girin.
Yeni servis ekranında müşteriyi telefonla bulun, cihazı seçin, şikâyeti yazın. Sektörünüze özel alanlar (IMEI, BTU, gaz tipi…) hazır gelir.
Fotoğraf ve imza sekmesinden cihaz fotoğraflarını ekleyin ve müşteriye ekranda imzalatın.
Belgeler menüsünden Servis formu veya Cihaz kabul formu'nu PDF olarak yazdırın ya da müşteriye gönderin.

Serviser'de ekrandan müşteri imzası alma — Teslimde müşteri imzası ekrandan alınır ve belgeye eklenir.

Ayrıntılı adımlar için kılavuzun imza ve belgeler bölümüne bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Teknik servis fişinde neler olmalı?

Fiş numarası ve tarih, işletme bilgileri, müşteri adı ve telefonu, cihaz türü, marka, model ve seri no/IMEI, müşteri şikâyeti, cihazın fiziksel durumu ve teslim alınan aksesuarlar, tahmini ücret ve onay tutarı, tahmini teslim süresi, servis şartları, KVKK bilgisi ile müşteri ve personel imzası.

Servis formu ile cihaz kabul formu aynı şey mi?

Genellikle aynı amaçla kullanılır. Cihaz kabul formu cihazın servise teslim alındığı andaki durumunu belgelerken, servis formu yapılan işlemi, kullanılan parçaları ve ücreti de içerecek şekilde işin tamamını kapsayabilir.

Teknik servis fişi fatura yerine geçer mi?

Hayır. Servis fişi mali belge değildir; ücret tahsil edildiğinde yasal mali belge (fatura vb.) ayrıca düzenlenmelidir.

Servis fişine fotoğraf eklemek gerekli mi?

Zorunlu olmasa da şiddetle önerilir. Teslim alınan cihazın fotoğrafları, sonradan çıkabilecek "cihaz böyle değildi" anlaşmazlıklarında en güçlü kanıttır. Dijital servis formlarında fotoğraf doğrudan kayda eklenir.

Dijital servis formunda müşteri imzası geçerli mi?

Dijital formlarda müşteri imzası ekrana parmakla atılır ve belgeye eklenir; teslim ve onayın kaydı olarak kullanılır. Hukuki geçerlilikle ilgili özel durumlar için hukuk danışmanınıza başvurun.